Provar o envio e o recebimento
O que a lei pede
As ferramentas de comunicação comprovam quem enviou a mensagem e quando ela foi emitida e recebida, ainda que não provem a leitura. Esses registros são guardados por pelo menos cinco anos.
- Lei nº 14.129/2021, art. 43
Exemplo do que evitar
A pessoa perde um prazo por uma intimação que diz nunca ter recebido, e o órgão não tem registro do envio.
De onde vem
Heurística 8, “A pessoa escolhe como quer ser avisada”, a partir do princípio: comunicação com o usuário. Proposta pelo método de Da Costa Nunes (2022).
- Direito da pessoa
- Indicar o canal de comunicação e desistir do meio eletrônico quando quiser.
- Dever do Estado
- Comprovar que avisou, e avisar antes de suspender um serviço.
Visões por perfil
Escolha um perfil para ver o que o item pede de quem ocupa esse papel:
Mostre, em cada mensagem da caixa de entrada, a data de envio e de recebimento, e deixe a pessoa baixar esse comprovante.
Registre quem enviou cada notificação e quando ela foi recebida, de forma auditável, e guarde esses registros por no mínimo cinco anos.
Exija esses registros do fornecedor da ferramenta de notificação e verifique se eles resistem a uma auditoria.
Envie uma notificação e confira se o registro de envio e de recebimento pode ser consultado pela pessoa e pelo órgão.
Deixe claro na mensagem de onde ela vem e o que a pessoa precisa fazer, logo na primeira linha.